|
PAZAR SEMİNERLERİ
Ahmet Özdemir
Zaman kazanmanın yolları:
Zaman yönetimi sayesinde, daha az zamanda ve daha az stresle daha çok iş yapabilir; yapmak istediğiniz diğer işlere daha çok zaman ayırabilirsiniz. Orada burada boşa geçen saatleri yeniden kazanabilir ve bu zamanı daha verimli kullanabilirseniz, günlük verimliliğinizi önemli ölçüde artırabilirsiniz. Aşağıda, zaman yönetimine yönelik bazı teknikler yer almaktadır.
1. Dengeyi koruyun:
Hayatınız, yedi kritik alandan oluşur: Sağlık, aile, maddiyât, eğitim, sosyallik, profesyonellik ve mâneviyât. Her gün her alana eşit zaman ayıramazsınız. Ama uzun vadede, her alan için yeterli miktarda ve kalitede zaman ayırırsanız, hayatınız dengelenir. Yok eğer bu alanlardan herhangi birini (İki ya da üç olması fark etmez!) ihmal ederseniz, dengenizi yitirir ve başarınızı sabote edersiniz. Sağlığınız için şimdi zaman ayırmazsanız, daha sonra hastalığa zaman ayırmak zorunda kalırsınız. Ailenizi ihmal ederseniz, terk edilebilirsiniz ve ilişkileri yeniden kurmak daha çok zamanınızı alabilir. Özellikle kendi işinin sahibi olan kişiler için dengeyi kurmak zordur, öyle değil mi?
2. Kalemin gücünü kullanın:
Zayıf bir kalem, en keskin zekâdan bile güçlü olabilir. Yapılacak işleri bir araç (bir planlayıcı, küp kâğıt, avuç içi bilgisayar, vb.) kullanarak yazma alışkanlığı edinin. Zihniniz, detaylardan ziyade resmin bütünü konusunda en iyi performansı gösterir. Ayrıntılar önemlidir; ama bunları kalemle yönetin. Bir şeyi yönetmek istiyorsanız, önce onu ölçmelisiniz. Yalnızca gelen siparişleri değil, bütün işleri not etmek, yapmanız gereken her şeyi daha kolay hatırlamanıza yardımcı olur.
3. Günlük planlama yapın:
Şöyle bir söz vardır: “İnsanlar, başarısızlığı planlamazlar; ama pek çok insan, planlamayı başaramaz.” Her akşam oturup elinizin altındaki en değerli kaynağı—önünüzdeki 24 saati—kontrol edebilmek için zaman ayırın. İşinizi planlayın ve her gün planınıza uygun hareket edin. Bir sonraki gün yapmanız gerekenler ile yapmak istediklerinizin tamamını içeren bir "Yapılacak İşler" listesi oluşturun. Günlük planınız olmazsa, dikkatiniz kolayca dağılabilir ve üretkenliğinizi artıracak önemli işlerle uğraşmak yerine, zamanınızı gürültücü müşterilere hizmet vererek harcamak durumunda kalabilirsiniz.
4. Öncelik sıralaması yapın:
Yapılacak işler listenizde, önemli olan ve o kadar önemli olmayan işler olacaktır. Pek çok insanın verimli olmayı istemesine karşın, önemli olan ve o kadar önemli olmayan işler arasında seçim yapması istendiğinde, sıklıkla, o kadar önemli olmayan işleri seçer. Bunlar, genel itibariyle hayatî işlere oranla daha kolay ve hızlıdır. Yapılacak İşler listenizde her akşam öncelik sıralaması yapın. Listenizdeki en önemli işin yanına, 1 rakamını koyun. Listenizdeki ikinci en önemli işin yanına, 2 rakamını koyun, vb. Daha sonra, önem sırasına göre listenizdeki işleri yapın. Listenizdeki her şeyi yapamayabilirsiniz; ama en önemli işleri yapmış olacaksınız. Bu, daha fazla değil, daha akıllıca çalışmak ve daha az zamanda daha çok iş yapmaktır.
5. Ertelemeyi kontrol edin:
Dünyadaki en etkili planlama, yapılması gereken şeyin yerine geçemez. Önemli işleri erteleriz; çünkü bunu yapmamanın bedelinin ne olduğunu yeterince bilmeyiz ya da bu işi yapmaktan yeterince keyif almayız. Sürekli ertelediğiniz bir işi yapmak için, zihninizde bu işi yapmamanın bedelini ya da bu işi yapmanın keyfini yeterince canlandırmaya çalışın. Keyif alma düşüncesi çok daha iyidir. Ertelediğiniz bir işi seçin ve bunu bir oyuna dönüştürün. Belli bir zaman diliminde tek bir işle ilgilenin ki diğer işler dikkatinizi dağıtmasın. Bunu yönetilebilir parçacıklara ayırın. İşe başlayın, ilk adımı atın, büyük ihtimalle işi sonuna kadar götüreceksiniz.
6. Bir “Kesintiler Defteri” tutun:
İnsan, çalışırken günde ortalama 50 kez bölünür. Ortalama kesinti, 5 dakika sürer. Her gün ortalama 4 saat kesintilerle uğraşılarak geçirilir. Bunların pek çoğu, yeni siparişler gibi, önemli ve yapmamız için bize para ödenen işlerdir; ama birçoğu da çok az değer taşır ya da hiç değer taşımaz. Gereksiz kesintileri tesbit etmek ve ortadan kaldırmak için “kesintiler defteri” tutun. Bir blok kâğıt edinin ve bunu “Kesintiler Defteri” olarak adlandırın. 6 sütun oluşturun: “Tarih”, “Zaman”, “Kim”, “Ne”, “Süre” ve “Değerlendirme”. Uğradığınız her kesintinin ardından, oluştuğu tarihi ve zamanı, bu işi size kimin getirdiğini, bir iki kelimeyle ne hakkında olduğunu, ne kadar zamanınızı aldığını ve önem derecesini (A=çok önemli, B=önemli, C=az önemli, D=önemsiz) kaydedin. Hayatınızda neler olup bittiğini daha iyi anlamak için bu uygulamayı bir hafta ya da daha uzun sürdürün. Daha sonra, sonuçları değerlendirin ve az değer taşıyan ya da hiç değeri olmayan C ve D kesintilerinin bazılarını ortadan kaldırmak için harekete geçin.
7. Yetki verin:
Hepimizin haftada 168 saati var. Uyumak için 49, kişisel bakım için 10 saati çıkardığınızda, yapılması gerekenleri yapmak için, geriye pek de fazla zaman kalmaz. Yetki vermek, işleri paylaşmak yoluyla zaman kazanmanızı ve böylece kişisel işlerinizi daha hızlı sonuçlandırmanızı sağlar. Yetki vermenin zor yanı, basitçe işi devredebilmektir. İşleri kendimizin yapmasıyla büyük gurur duyarız. “Bir işin iyi yapılmasını istiyorsan, o işi kendin yapacaksın.” Günlük planlama kapsamında her gece, ertesi gün yapmanız gereken ve yapmak istediğiniz bütün işlere bakın. Her işte kendinize şunu sorun: “Zamanımı en iyi biçimde değerlendirmenin yolu bu mu?” Öyle ise yapın. Öyle değilse, bir başkasına aktarmaya çalışın. “Bunu ben yapıyorum” ile “İş yapılıyor” arasında çok fark vardır.
8. Toplantı zamanını yönetin :
İki ya da daha fazla insanın ortak bilgi alış verişinde bulunmak üzere bir araya gelmelerine toplantı denir. Bundan daha kolay ne olabilir? Maalesef toplantılar, katlanmamız gereken en büyük zaman öldürücü işlerden biri olabilmektedir. Bir toplantıdan önce şunları sorun: “Gerekli mi?” ve “Benim olmam gerekir mi?” Her iki soruya da cevap “Hayır” ise toplantıya girmemeyi ya da katılmamak için kendinize bir özür bulmayı tercih edin. Daha sonra, toplantı için, her işe yönelik başlangıç ve bitiş saatlerinin belirtildiği yazılı bir gündem hazırlayın. Yazılı gündemi toplantıya katılacaklara iletin. Bir toplantıyı tuzak kurarak uzatmanın anlamı yoktur. Katılımcılara neyin tartışılacağını önceden bildirin.
9. Kâğıtları yönetin:
Günümüzde insanlar, çevresindeki kâğıt yığınlarının altında kolayca ezilebilmektedirler. İnsan ortalama her gün e-posta, telefon, normal posta, notlar, el ilanları, fakslar, vb. yoluyla yaklaşık 150 mesaj almaktadır. Her geçen gün aynı kâğıt yığınlarını taramak ve gözden kaçan hataları düzeltmek ile çok fazla zaman kaybedilir. Kâğıt yığınlarıyla bir kez ilgilenmeye ve işi bitirmeye çalışın. Bir iki dakika içinde yapılabilecek bir şey ise yapın ve kurtulun. Zamanınızı en iyi kullanmanın yolu bu değilse, başkasına aktarın. Tamamlamanız biraz zaman alacaksa, bu işle ilgilenebileceğinizi düşündüğünüz günü takviminize işleyin ve bir kenara bırakın.
10. Bir zaman defteri tutun:
Bir şeyi yönetmek istiyorsanız, onu ölçmeniz gerekir. Zaman defteri, gün içinde zamanınızı aslında nasıl harcadığınızı görebilmenizi sağlayacak, fotoğraf albümü benzeri, basit ama güçlü bir araçtır. Zamanı harcarken sürekli olarak kaydını tutmanız yeterlidir. Eylemi, onun için harcanan zamanı ve yukarıda anlatıldığı gibi A, B, C ve D şeklindeki değerlendirmenizi kaydedin. Zamanınızı nasıl geçirebileceğinize dair birkaç örnek: Telefon görüşmeleri yapmak 35 dakika, A; sepet yapmak 48 dakika, B; toplantıya katılmak 55 dakika, C; Veli ile telefon konuşması, D. Zamanınızın nasıl geçtiğini daha iyi anlamak için, bu uygulamayı birkaç gün sürdürün. Sonra, bilgiyi analiz edin. Bütün A, B, C ve D zamanlarını toplayın. Pek çok insan, zamanının büyük bölümünü C ve D gibi az önemli ve hiç önemsiz işler için harcadığını keşfeder. Son olarak, hayatınızdaki gerçekten önemli işler için daha çok zaman kazanmak üzere C ve D gibi işleri azaltacak adımlar atın.
11. Hastalığınızı sevin ve iyileşmek
için onunla yaşamayı öğrenin:
Hayata pozitif bakmanın temel kuralı başımıza ne gelirse gelsin bunu kazanç hanemize kaydetmektir. Hatta bu çaresi bulunmayan amansız bir hastalık da olabilir. Acılarımızı hayallerimizle büyütüyoruz. Eski yaşadıklarımızı, gelecekte yaşamayı umduklarımızla birleştiriyoruz. Bir yıllık hastalığımızı düşünürsek 365 günlük hastalıkları aynı anda yaşarız. Oysa çektiğimiz gerçek acı sadece şu saniyededir.
Bediüzzaman Said Nursî, Hastalar Risâlesi’nde bize hastalığı sevdirmekte ve onunla yaşamayı öğretmektedir. Meselâ: “Hastalık, hazır bir elemi sana vermekle beraber; evvelki hastalığından bugüne kadar o hastalığın zevalindeki bir lezzet-i maneviye ve sevabındaki bir lezzet-i ruhiye veriyor. Bugünden, belki bu saatten sonraki zamanda hastalık yok, elbette yoktan elem yok; elem olmazsa teessür olamaz. Sen yanlış bir surette tevehhüm ettiğin için sabırsızlık geliyor. Çünkü bugünden evvel bütün hastalık zamanının maddîsi gitmekle, elemi de beraber gitmiş; kendindeki sevabı ve zevalindeki lezzet kalmış. Sana kâr ve sürur vermek lâzım gelirken, onları düşünüp müteellim olmak ve sabırsızlık etmek divaneliktir. Gelecek günler daha gelmemişler. Onları şimdiden düşünüp, yok bir günde, yok olan bir hastalıktan, yok olan bir elemden tevehhüm ile düşünüp müteellim olmak, sabırsızlık göstermekle, üç mertebe yok yoğa vücud rengi vermek, divanelik değil de nedir? Madem bu saatten evvelki hastalık zamanları ise sürur veriyor. Ve madem yine bu saatten sonraki zaman madum, hastalık madum, elem madumdur. Sen, Cenâb-ı Hakk’ın sana verdiği bütün sabır kuvvetini böyle sağa sola dağıtma; bu saatteki eleme karşı tahşid et; ’Yâ Sabûr!’ de, dayan.” (Lem’alar, s.270).
Hastalığın geçmesiyle elde edilen sonuçlar ise şöyle değerlendirilmektedir: “Geçmiş sıkıntılı yüz günün şimdi sürurlu yüz gün hükmündedir. Onları düşünüp, şekvâ etme; onlara bakıp şükret. Gelecek günler ise, madem daha gelmemişler. Rabbin olan Rahmanurrahîm’in rahmetine itimat edip, dövülmeden ağlama, hiçten korkma, ademe vücud rengi verme. Bu saati düşün; sendeki sabır kuvveti bu saate kâfi gelir. Bütün kuvvetini bu saate karşı tahşid et. Rahmet-i İlâhiyeyi ve mükâfat-ı uhreviyeyi ve fâni ve kısa ömrünü, uzun ve bâki bir sûrete çevirdiğini düşün. Bu acı şekva yerinde ferahlı bir şükret.” (Lem’alar, s. 270).
11. Dikkatinizi şimdi üzerinde odaklayın:
Dikkatimiz bütünüyle şimdide olduğunda bir sorunumuzun olması mümkün değildir. Biz kendimizi geçmişe giderek bulamayız. Biz kendimizi şimdiye gelerek buluruz.
Kurtuluş bir başka yerde ya da zamanda değildir. O, şimdi ve buradadır. Mutluluk olumlu olarak algılanan şartlara dayanır.
“Yarın yeteneğimi kaybedecek olsam, harika zaman geçirdim der ve yaşamaya devam ederdim. Bugün için yaşar, ama gelecek için plan yapardım.” (Michael Jordan).
“Zamanın çoğu saatler değil, dakikalar halinde boşa harcanır. Dibinde ufak bir delik bulunan bir kova da, kasten boşaltılmış bir kova kadar boştur.” (Paul J. Mayer)
13. Hayatı olumlu düşünün:
Olumsuzluk, bir durumla başa çıkmanın asla en iyi, en uygun yolu değildir. Olumsuz enerjiyle yapılan herhangi bir şey, onun tarafından kirletilecek ve zamanla daha fazla acıya, daha fazla mutsuzluğa sebep olacaktır. Her olumsuz iç hali bulaşıcıdır. İçiniz nasılsa dışarısı da öyle olacaktır. Olumsuzluğu bırakmak, elimizde tuttuğumuz kızgın kömürü bırakmak gibidir. Bardağın dolu tarafından bakmaya çalışın.
14. Her neredeysek tamamen orada olalım:
Eğer burada ve şimdimizi kabul edilemez buluyorsak ve o bizi mutsuz ediyorsa; önümüzde üç seçenek vardır: O durumdan uzaklaşmak, onu değiştirmek, onu bütünüyle kabul etmek. Eğer hayatımızın sorumluluğunu üstlenmek istiyorsak, bu üç seçenekten birini şimdi seçmeliyiz. Sonra sonuçları hiçbir bahane bulmadan kabul edelim. Eğer eyleme geçmeyi seçersek, önce, eğer mümkünse olumsuzluğu bırakalım. Korku bizim eyleme geçmemizi engelliyorsa, korkuyu kabul ve tasdik edelim, onu izleyelim, dikkatimizi ona verelim.
15. Soruna değil, çözüme odaklanın:
Şimdiki zaman bilinci, şu andaki işimize ne kadar odaklanabildiğimizi gösterir. Bir işi ona odaklanabildiğimiz oranda iyi yaparız. Bilinçlerini geçmiş-gelecek arasında dağıtanlar şimdiki işlerini yüzeysel yaparlar. Şimdiki enerjimizi geçmişin acısı ve geleceğin endişe ve tasalarıyla tüketirsek, şimdi çaresizleşiriz. Toparlanamayan zihin, düşünemeyen, hatırlayamayan, analiz yapamayan, en iyisini üretemeyen zihindir. Şimdiye odaklananlar bütün saniyelerini verimli hale getirirler. Şimdiyi yaşayabilirsek hayatımızı hissederiz; performansımız ve sabrımız gelişir; mutluluğumuzu arttırırız.
16. Performansınızı güçlendirin:
Performansımızla dikkatimiz ve odağımız arasında tam bir paralellik vardır. Dikkat ölçeği, performans ölçeğidir; yarım dikkat, emeğimizin yarısını yok eder. Şimdiki anı yaşadığımız dikkatimiz aynı konu üzerindedir. Beynimiz bildiklerini bilincimize çağırır. Şu andaki hayatı yaşamak, coşkulu yaşamaktır.
Stres, vücudu gerer, hormonal dengeyi bozar; beyin aşırı enerji tüketir. Oysa “şimdi” bilinci, geçmişin acılarından ve geleceğin endişelerinden bizi uzaklaştırır. Moralimizi yüksek tutarsak, beynimizi küçülmekten kurtarırız. Bu sayede beynimiz hayatımızın hizmetçisi olur. Daha hızlı öğrenir, daha hızlı keşfeder ve daha hızlı üretiriz. En önemlisi, çalışmaya ve üretmeye daha fazla dayanabiliriz.
KAYNAKLAR:
1- Bilkent Üniversitesi, Öğrenci Dekanlığı, Öğrenci Gelişim ve Danışma Merkezi
2- Bozdağ, Muhammed, Düşün ve Başar, İstanbul, 2003,Nesil Yayınevi.
3-Nursî, Bediüzzaman Said, Sözler, İstanbul, 2004. Yeni Asya Neşriyat.
4- Nursî, Bediüzzaman Said, Mesnevi-i Nuriye, İstanbul, 2004. Yeni Asya Neşriyat.
5- Nursî, Bediüzzaman Said, Lem’alar, İstanbul, 2004. Yeni Asya Neşriyat.
6- Nursî, Bediüzzaman Said, Mektubat, İstanbul, 2004. Yeni Asya Neşriyat.
7- Peale, Norman Vıncent, Olumlu Düşünmenin Gücü (Çev. Ş.Cüceloğlu), İstanbul, 1997, Sistem Yayınevi.
8- Saygın, Oğuz, Negatif Limanlarından Pozitif Sulara, İstanbul, 1999, Hayat Yayınevi.
9- Tolle, Eckhart, Şimdi’nin Gücü (Çev. S. Ayanbaşı), İstanbul, 2004, Akaşa Yayınevi.
10- Yaşar, İslam, Zamanın, Ramazan Farkı, Yeni Asya Gazetesi.
|
