Sistem Nedir 1: Sistem, en basit tanımıyla, birbiriyle ilişki içerisinde olan, birbiriyle etkileşen elemanlar topluluğudur.
Sistem Nedir 2: Sistem, ortak bir amacı gerçekleştirmek veya başarmak amacıyla bir araya getirilen, ortak özellikleri olan, birbiriyle etkileşimli parçaların bütününe verilen isimdir. Bir sistemin elemanı aklınıza gelecek her şey olabilir. Bu konuda herhangi bir sınır yoktur. Canlı, cansız varlıklar; soyut, somut varlıklar; elmalar, armutlar, kişiler, dersler, kurallar, başka sistemler... Belli kurallar çerçevesinde her şey olabilir. Tanımlarda ilişki kelimesi geçmektedir. Bu ilişki kelimesinden kastedilen nedir? Bir sistemin oluşabilmesi için nasıl ilişkiler var olmalıdır? Örneğin matematiksel bir sistemden bahsediyorsak, bu sistemde, elemanlar arasındaki ilişki her türlü fonksiyon olabilir; eğer sosyal sistemden bahsediyorsak örneğin evlilik ilişkisi, aynı sınıfın öğrencisi olma ilişkisi, arkadaşlık ilişkisi... olabilir. Elektriksel bir sistemden bahsediyorsak akım, direnç, gerilim arasındaki V=IR ilişkisi olabilir. Ortak bir amaca (ya da özelliğe) sahip olmak belki de sistem tanımlamasındaki en önemli kısımdır. Çünkü herhangi bir eleman herhangi başka bir elemanla bir araya geldiğinde, eğer hiçbir ortak amaçları, hiçbir ortak özellikleri yoksa, o ekip için bir sistem diyemeyiz. Belki sadece topluluk diyebiliriz. Ama sistem olmaz. Sistem olabilmesi için ortak bir şeyler olması gerekir.

Sistemlerin ortak noktaları şunlardır:

l Alt sistemler olarak çeşitli öğeleri vardır.
l Bu öğeler arasında sürekli, düzenli ve bilinçli ilişkiler vardır.
l Gerek bütünün gerekse öğelerin (alt-sistemlerin) dış çevre ile ilişkisi vardır.
Bir sistemin iyi bir işleyişe sahip olabilmesi için bazı temel ilkelere sahip olması gerekir. Bu ilkeler:
l İyi bir sistem, kendinden beklenen görevi en düşük maliyetle yerine getirmelidir.
l Gereksiz iletişimden kaçınılmalıdır. Aksi halde bürokratik engel çoğalır, hata olasılığı yükselir ve kontrol işlemlerine daha fazla gereksinim duyulur.
l Örgütlerde her bölümün kendi sorumluluklarını rasyonel ve düzenli olarak yerine getirmesi ve amaçlardan sapmaması gerekir.
l Hiçbir fonksiyonun maliyeti sağladığı yarardan fazla olmamalıdır.
l Birbirine bağlı ve yardımcı fonksiyonlar konum bakımından birbirine yakın olmalıdır.
l Her bölüm, sorumluluğunu yerine getirebilmek için gerekli yetkiye sahip olmalıdır. Bir başka deyişle, yetki ve sorumluluk dengesi kurulmalıdır.
l Bir sistem mümkün olduğu kadar esnek olmalıdır.
l Yönetim basamakları olabildiğince kısa ve dar tutulmalıdır.
l Yetki ve sorumluluklar, politika, ilke ve kurallar ilgili yöneticilere yazılı olarak verilmelidir.
l İyi bir sistem açık, anlaşılır, basit olmalı ve amaç bütünlüğü taşımalıdır.
Fiziksel çevre: İnsan-makine ilişkileri sistemin en önemli öğesini oluşturur. Sadece üretimin teknolojik sonuçlarını düşünmek yeterli değildir. Bireyin psikolojisi de önemlidir.