—Geçen haftadan devam—
Zaman yönetimi teknikleri
I. Amaç belirleme:
Başarmak istediğimiz bütün işlerde olduğu gibi, zaman yönetimi konusunda da öncelikle belirgin bir amacınızın olması gerekir. Peki "belirgin amaç" nedir ve nasıl belirlenir? Şimdi biraz düşünün ve üç tane "kısa vadeli amacınızı" bir kenara yazın. Bu kısa vadeli amaçlarınız, önümüzdeki bir yıl içinde tamamlamayı planladığınız amaçlarınız olsun. Bu amaçları belirlerken, bir yandan da amaçlarınıza ulaşabilmek için hayatınızda yapmanız gereken değişiklikleri de gözden geçirin. Daha sonra, kısa vadeli amaçların yukarısına üç tane de uzun vadeli amacınızı yazın.
Amaçları alt amaçlara bölme:
Amaçları belirginleştirmede "alt amaçlara bölme" işleminin önemli bir yeri vardır. Şimdi uzun vadeli amaçlarınızdan birini bir başka kâğıda yazın. Daha sonra bu amaca ulaşabilmeniz için gerekli alt amaçları belirleyin ve altına bunları yazın. Sonra da her biri için yeni alt amaçlar belirleyin. Alt amaçlar iyice belirginleştiğinde kısa vadede yapmanız gereken işler net bir biçimde karşınıza çıkacaktır.
Zaman planınızı bu amaçlar doğrultusunda yapmaya başlayacaksınız. Böyle bir liste daha detaylandırılarak ve her bir amaç için bitirme zamanı belirlenerek yapılabilir. Bu tür bir liste sosyal alanda yapılmak istenen şeyler için de yapılabilir ve çeşitlendirilebilir.
Amaç belirleme sürecinin önemli bir parçası da "aciliyet" ve "önem" konusudur. Yapmak istediğiniz işler ve gerçekleştirmek istediğiniz amaçlarınız çok çeşitli olabilir. Bunların bir kısmı hayattaki uzun vadeli amaçlarınızla doğrudan ilişkilidir, bir kısmı ise bize zevk veren meşguliyetlerdir. Ancak bazı işler, temel amaçlarınızla olan bağlantılarına göre daha önemli, bazı işler ise, tamamlama süreniz açısından daha acil olabilir. Bu iki durum temel alınarak, yapmanız gereken ve yapmayı istediğiniz işler dört kategoride toplanabilir. Bunlar:
1. Acil olmayan ve önemsiz işler:
Bu tür işler, özellikle de önemli işlere zaman ayırmanız gereken dönemlerde, boş yere harcanmış zamanların kaynağını oluşturur. Saatlerce bilgisayar oyunları ile uğraşmak, bütün bir akşam telefonla konuşmak vb.. işler bu kategoriye girer. Bunlar kişisel zevklerimizdir. Hayatî önemi yoktur ve sosyal anlamda da, akademik anlamda da hayatınıza pek bir şey katmaz. Bu tür meşguliyetlerin gerektiği durumlarda ertelenmesi ve boş zaman faaliyetleri olarak yapılması zaman yönetimi açısından önemlidir.
2. Acil ama önemsiz işler:
Bazen öyle işlerle uğraşırız ki, iki ayağımız bir pabuca girer ama aslında işin sonunda elde ettiğimiz kayda değer bir şey yoktur. Ders çalışmamız gereken bir zamanda, arkadaşımıza bizden istediği bir kaset kaydını yetiştirmeye çalışmak bu türden bir iştir. Arkadaşımızın kaseti ertesi gün almak istiyor olmasından ötürü iş, acil bir iş olabilir ama yaklaşan bir ara sınavdan daha önemli değildir. Bu tür bir durumda arkadaşımıza gerekli açıklamada bulunarak ek süre istemek, arkadaşlığımıza zarar vermeyecek, ama bizi başarıya götürecektir.
3. Acil olmayan ama önemli işler:
Bu tür işler yanıltıcı olabilir. Aylar sonra olacak olan bir sınav önemlidir ama acil değildir. Ne var ki, sınavlarda başarılı olmak ve öğrenilmesi gereken bilgileri sindirerek öğrenmek ancak düzenli tekrar ile olabilir. Zaman planımızda günlük tekrar için zaman ayırıp ayırmamak konusunu bu gerçeği düşünerek ele almak önemlidir. Sınav döneminde sıkışıp kalmak yerine uzun vadeli çalışma planı yapmak daha akıllıca görünmektedir. Zaman planlamada ve planın şekillendirilmesinde en önemli unsur olması gereken işler, bu kategorideki işlerdir.
4. Acil ve önemli işler:
Bu tür işlerle genellikle zamanı iyi planlayamadığımızda karşılaşırız. İyi hazırlanılmamış bir sınava bir gece önce çalışmaya başlamak ya da önemli bir dönem ödevinin başına teslim tarihinden iki gün önce oturmak bu tür işlerdendir. Zaman planınında, önemli bir aksilik olmadıkça bu tür işlerle karşılaşılmayacak biçimde yapılması önemlidir.
Bize bir büyük kavanoz verdiklerini ve önümüze de bir miktar büyük taş, bir miktar küçük çakıl taşı ve bir miktar da kum koyduklarını düşünelim. Bizden, bu malzemelerin tamamını kavanoza sığdırmamızı istediklerini farz edelim. Böyle bir durumda kavanoza önce kum koyarsak, kavanoz ancak birkaç tane çakıl taşı daha alabilir, büyük taşlara ise hiç yer kalmayacaktır. Önce çakıl taşlarını yerleştirirsek, bütün kumu kavanoza yerleştirme şansımız olacaktır. Ancak yine büyük taşlara yer kalmayacaktır. Önce büyük taşları yerleştirirsek, aralara çakıl taşlarını sığdırabilir, geri kalan boşlukları da kumla doldurabiliriz. Kavanozu bize verilen zamana, büyük taşları "önemli işlere", çakıl taşlarını "daha az önemli işlere" ve kumu da "boş zaman etkinliklerine" benzetirsek; işlerin önemini belirlemenin zaman yönetimi açısından önemini de daha iyi kavrayabiliriz.
İşlerimizin önem derecesini belirlemek için, kendimize uğraştığımız iş hakkında bazı sorular sorabiliriz:
1. Eğer bu işle uğraşmaktan tümüyle vazgeçersem ne kaybederim?
2. Bu iş, yerine daha önemli bir iş konulacak şekilde başka bir zamana ertelenebilir mi?
3. Ben bu işe gerçekten önemli olduğu için mi, yoksa yalnızca zevk aldığım için mi konsantre olmuş durumdayım?
Bu sorulara verilecek cevaplar, bize, uğraşmakta olduğumuz işin ne kadar önemli olduğunu gösterebilecek ipuçları verecektir.
II. Uzun vadeli takvim belirleme:
Belirlediğimiz amaçlar doğrultusunda yapmamız gereken işlerin tamamlanma tarihlerini belirlemek, zamanı planlama konusunda önemli bir adımdır. Bunun için bir adet yıllık ajanda edinmek ve amaçladığımız işlerin bitiş tarihlerini (işin bitiş tarihi, ödev teslim tarihi, sınav tarihleri vb..) bu ajandaya kaydetmek, atacağımız ilk somut adımdır.
III. Haftalık plan yapmak:
Amaçlar belirlendikten ve gerekli tarihler yıllık ajandada işaretlendikten sonra gelinen aşama "haftalık plan" yapmaktır. Bunun için her hafta düzenli olarak çizelge hazırlamak en etkili yöntemdir. Bu işe girişmeden önce, bir hafta boyunca planlanmamış yaşantımızın bir listesini yapmak gerekir. Bunun için de yanımızda bir hafta boyunca boş bir kâğıt bulundurmak ve hangi günler hangi saatlerde nelerle uğraştığımızı not etmek yeterlidir. Bu bize, bizim zevk aldığımız ya da yapmamız gerekirken yeterince zaman ayırmadığımız işleri belirlememiz konusunda yardımcı olur. Bu aşama tamamlandıktan sonra işe belirlediğimiz kısa vadeli amaçları, haftalık plansız hayatımızda vakit ayırdığımız işleri ve zevk aldığımız faaliyetleri bir kâğıda yazarak devam edebiliriz. Bunu yaptıktan sonra listedeki işleri A, B ve C olarak sınıflandıralım. (A) olmazsa olmaz; (B) olmalı; (C) olursa iyi olur türünden işleri ifade etsinler. Bu ayrımı yaparken "Amaç Belirleme" bölümünde söz edilen "aciliyet ve önem" konuları göz önünde bulundurulmalıdır. Özetle; uzun vadeli hedeflerimiz için önemli olan işleri, kişisel ve sosyal gelişimimiz açısından önemli olan etkinlikler ile beceri ve yeteneklerimizi geliştiren ya da bize çok haz veren işleri A kategorisine koymamız bize önemli ölçüde kolaylık sağlayacaktır. Bu tür bir listeyi şöyle örneklendirebiliriz:
Spor Yapmak A
Kitap Okumak A
Arkadaşlarla görüşmek A
Ders Çalışmak A
Bilgisayar Oynamak C
Günlük Gazeteler B
Bu listedeki faaliyetlerden A kategorisinde olanlara, planımızda öncelik vermek, daha sonra sırasıyla B ve C kategorilerine geçmek, plan yapmanın birinci şartı olmalıdır. Eğer A kategorisinde yer alan işlerin sayısı çok fazla ise, bunların bir kısmını B kategorisine kaydırmak, sağlıklı bir plan yapma açısından önemlidir. Şimdi de haftalık plan çizelgesi hazırlama konusuna bir göz atalım. Meselâ bir öğrencinin şöyle bir planı olsun:
Faaliyet Planlanan Gerçekleşen
Uyanma 07.00 08.27
Kahvaltı 07.15 ------
Okula Ulaşım 07.50-08.30 09.00-09.35
Ders 08.40-12.30 09.35-12.30
Ara 12.30-13.30 12.30-13.30
Ders 13.40-15.30 13.40-15.30
Şehre Ulaşım 15.40-16.15 15.40-16.15
Arkadaşlara Uğrama 16.15-17.30 16.15-19.30
Spor 17.30-19.00 -----
Eve/Yurda Ulaşım 19.00-19.30 19.30-20.00
Yemek 19.30-20.00 20.00-20.30
Dinlenme/Ders Çalışma 20.00-24.00 20.30-01.15
Uyku 24.00-07.00 ????????
Görüldüğü gibi plan yaparken gerçekçi olmamak ve esneklik sağlayamamak, planlarımızı etkisiz hale getirebilmektedir. Böyle bir durumda ise büyük ihtimalle "başarısızlık" duygusu yaşarız. Buna engel olabilmek için, plan yaparken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır:
1. Esneklik ve gerçekçilik:
Zamanımızı planlarken, bazen işlerin yolunda gitmeyebileceğini göz önünde bulundurmak, kimi zaman ders çalışmak yerine başka işlerle uğraşmak hakkını kendimize tanımak ve bu tür durumlarda yapmak istediğimiz faaliyet için harcayacağımız zamana karşılık gelen başka bir zaman dilimini ders çalışmakla değiştirebilmek, esneklik kavramı içinde yer alan bazı unsurlardır.
2. Ödüllendirici olmak:
Bütün bir haftayı yalnızca dersle ya da sosyal faaliyetlerle doldurmak, mantıklı olmayan planlama biçimleridir. Önemli olan planlarımızda hem zorunlu, hem de bize zevk veren faaliyetlere zaman ayırmaktır. Çalışmak için ayrılan zamanların arkasından bize zevk veren işlere zaman ayırmak ödüllendirici ve motive edici etkiye sahiptir.
3. Sürekli değerlendirme:
Çizelgede planlanan, gerçekleşen ve düşünceler gibi bölümlerin yer alma sebebi, her hafta çizelgenin yeniden değerlendirilebilmesine imkân tanımaktır. Her hafta başında, bir önceki haftada plan ne kadar işlemiş, ne kadar aksamış, planın aksamasına neler sebep olmuş gibi sorgulamalar yapmak, giderek kendimize daha uygun ve sağlıklı planlar yapmamıza imkân tanıyacaktır.
Zaman yönetimi teknikleri üzerinde durduktan sonra, vurgulanması gereken bir diğer konu da zaman yönetimini kolaylaştırıcı, bize zaman kazandırıcı bazı ipuçlarını ele almak olacaktır.
a) Zaman kazanmak için e-mail, fax, telefon vb.. teknolojilerden yararlanın. Meselâ bankada halledilecek bir işinizi mümkünse telefonla yapın.
b) Ders çalışmak gibi konsantrasyon gerektiren işlerinizi, en az rahatsız edildiğiniz ve en rahat olduğunuz saatlere koyun.
c) Gün içerisinde, toplu taşıma araçlarında ya da kuyruklarda çok fazla saat harcanabilmektedir. Yapabileceğiniz işlerinizi böyle durumlarda yanınızda bulundurun. Bu size zaman kazanma açısından büyük yarar sağlayacaktır.
a) Her gün yanınıza “yapılacak işler listesi” alın. Bu unutmalardan kaynaklanan zaman kayıplarını önleyecektir.
KAYNAKLAR:
1- Bilkent Üniversitesi, Öğrenci Dekanlığı, Öğrenci Gelişim ve Danışma Merkezi
2- Bozdağ, Muhammed, Düşün ve Başar, İstanbul, 2003,Nesil Yayınevi.
3- Nursi, Bediüzzaman Said, Sözler, İstanbul, 2004. Yeni Asya Neşriyat.
4- Nursî, Bediüzzaman Said, Mesnevî-i Nuriye, İstanbul, 2004. Yeni Asya Neşriyat.
5- Nursî, Bediüzzaman Said, Lem'alar, İstanbul, 2004. Yeni Asya Neşriyat.
6- Nursî, Bediüzzaman Said, Mektubat, İstanbul, 2004. Yeni Asya Neşriyat.
7- Peale, Norman Vıncent, Olumlu Düşünmenin Gücü (Çev. Ş.Cüceloğlu), İstanbul, 1997, Sistem Yayınevi.
8- Saygın, Oğuz, Negatif Limanlarından Pozitif Sulara, İstanbul, 1999, Hayat Yayınevi.
9- Tolle, Eckhart, Şimdi'nin Gücü (Çev. S. Ayanbaşı), İstanbul, 2004, Akaşa Yayınevi.
10- Yaşar, İslam, Zamanın, Ramazan Farkı, Yeni Asya Gazetesi.
| 
